Μία εκδήλωση για να είναι επιτυχημένη είναι απαραίτητο να έχει σχεδιαστεί εκ των προτέρων κατάλληλα ώστε να αποφευχθούν προβλήματα που συναντάμε συνήθως στην πορεία.
Οι περισσότεροι άνθρωποι αγχώνονται όταν πρόκειται να σχεδιάσουν ένα event, με αποτέλεσμα τις περισσότερες φορές να χάνουν την ουσία. Οι παρακάτω 5+1 συμβουλές θα σας βοηθήσουν στην άρτια διοργάνωση μιας εκδήλωσης.
Ξεκίνα να στήνεις την εκδήλωση όσο το δυνατόν νωρίτερα
Ο προγραμματισμός, καλό είναι να ξεκινάει όσο το δυνατόν νωρίτερα, για να μην αγχωθείς και τρέχεις τελευταία στιγμή. Έτσι τα λάθη της τελευταίας στιγμής λόγω πανικοβλημένων κινήσεων θα αποφευχθούν.
Να είσαι προετοιμασμένος για το χειρότερο.
Κατά τη διάρκεια του προγραμματισμού, κάποια πράγματα μπορεί να αλλάξουν. Είτε αφορά τις ώρες, είτε τις τοποθεσίες ή ακόμα και τον τύπο της εκδήλωσης, χρειάζεται να παραμείνεις ψύχραιμος και να βάλεις κάτω τα νέα δεδομένα που προκύπτουν.
Όρισε καθήκοντα και σε άλλους.
Μπορεί να είσαι συγκεντρωτικός και να σου αρέσει να συγκεντρώνεις tasks και microtasks πάνω σου ωστόσο είσαι άνθρωπος και δε θα αντέξεις να τρέξεις κάθε τομέα το ίδιο καλά.
“Σπάσε” τα tasks που χρειάζονται να γίνουν σε “μικρότερα” (π.χ. εγγραφές, catering, μεταφορικά, logistics) και όρισε από έναν τομέα σε κάθε μέλος της ομάδας. Με το να έχουν την ευθύνη για κάθε τομέα θα είναι περισσότερο αφοσιωμένοι και αποτελεσματικοί σε μικρότερες αλλαγές.
Μην ξεχάσεις τις φωτογραφίες
Λένε πως μια εικόνα είναι χίλιες λέξεις, επομένως το να δημοσιεύεις εικόνες και βίντεο από ένα event που ολοκλήρωσες επιτυχώς στο παρελθόν είναι ιδανικός τρόπος για να προβάλεις την εκδήλωση που έρχεται. Ιδανικά, μπορείς να αναθέσεις σε κάποιον επαγγελματία τη φωτογράφιση.
Διατήρησε το κοινό engaged με συνεχείς δημοσιεύσεις
Ένα event είναι ο τέλειος τρόπος για να επικοινωνήσεις με το κοινό σου στα social media. Δημιούργησε το δικό της hashtag και ενθάρρυνε τους ακολούθους σου να μιλάνε για αυτή. Ταυτόχρονα δημιούργησε event στο Facebook και κράτα το hype υψηλό με τα κατάλληλα posts. Επίσης, μην ξεχάσεις να ανεβάσεις τις φωτογραφίες, μετά την ολοκλήρωσή της, και να ενθαρρύνεις τους χρήστες να κάνουν tag ο ένας τον άλλον!
Bonus: Προσοχή, μια εκδήλωση δεν τελειώνει με τη λήξη της!
Μόλις τελειώσει το ίδιο το event, πολλοί πέφτουν στη παγίδα και σταματάνε να ασχολούνται με την εκδήλωση ή επαναπαύονται. Είναι σημαντικό να παραμείνεις engaged με τους συμμετέχοντες, είτε μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είτε μέσω social media, για να δείξετε στο ευρύτερο κοινό την επιτυχία της εκδήλωσης!
