Σήμερα, μια εκδήλωση δεν αρκεί να είναι καλά οργανωμένη. Πρέπει να είναι και αξέχαστη. Ο λόγος είναι απλός: οι άνθρωποι δεν θυμούνται πάντα τι ειπώθηκε σε ένα event, αλλά θυμούνται πώς ένιωσαν μέσα σε αυτό.
Η εμπειρία είναι ο πυρήν ας της σύγχρονης διοργάνωσης εκδηλώσεων. Δεν αφορά μόνο το οπτικό αποτέλεσμα ή την εντύπωση της πρώτης στιγμής. Αφορά το σύνολο της διαδρομής που κάνει ο επισκέπτης. Από το πρώτο post που βλέπει μέχρι το registration, από την είσοδο στον χώρο μέχρι το τέλος της βραδιάς, κάθε σημείο επαφής επηρεάζει την εικόνα που σχηματίζει.
Μια καλή εμπειρία είναι αυτή που μοιάζει φυσική, άνετη και σωστά μελετημένη. Ο επισκέπτης δεν πρέπει να αναρωτιέται πού θα πάει, τι ακολουθεί, πώς θα εξυπηρετηθεί ή τι συμβαίνει εκείνη τη στιγμή. Όταν η ροή είναι σωστή, όλα μοιάζουν απλά. Και αυτή η απλότητα είναι αποτέλεσμα σοβαρής προετοιμασίας.
Η εμπειρία συνδέεται και με το συναίσθημα. Ένα event μπορεί να ενημερώνει, να εμπνέει, να ενθουσιάζει ή να φέρνει ανθρώπους πιο κοντά. Όταν έχει σχεδιαστεί σωστά, δημιουργεί σύνδεση ανάμεσα στο κοινό και το brand. Δεν μένει σε μια τυπική παρουσίαση ή σε ένα πρόγραμμα που απλώς “βγήκε”. Καταφέρνει να αφήσει κάτι πιο βαθύ.
Σε αυτό παίζουν ρόλο πολλά στοιχεία: η αισθητική του χώρου, η μουσική, ο φωτισμός, η παρουσίαση, η ανθρώπινη επαφή, οι μικρές λεπτομέρειες φιλοξενίας, ο ρυθμός του προγράμματος. Όλα αυτά δεν λειτουργούν ξεχωριστά. Συνθέτουν μια συνολική αίσθηση που είτε ανεβάζει είτε αποδυναμώνει την εμπειρία.
Για τις επιχειρήσεις, αυτό έχει ακόμα μεγαλύτερη σημασία. Κάθε εκδήλωση είναι μια ζωντανή έκφραση του brand. Ο τρόπος που υποδέχεται, οργανώνει, επικοινωνεί και φροντίζει τους καλεσμένους του λέει πολλά περισσότερα από ένα απλό διαφημιστικό μήνυμα. Στην πράξη, το event γίνεται εμπειρία του brand σε πραγματικό χρόνο.
Γι’ αυτό και η σύγχρονη διοργάνωση δεν πρέπει να αντιμετωπίζει την εκδήλωση ως λίστα υποχρεώσεων. Πρέπει να τη βλέπει ως μια σκηνοθετημένη εμπειρία με στόχο, ταυτότητα και ουσία. Γιατί στο τέλος, αυτό που μένει δεν είναι μόνο το event. Είναι το αποτύπωμα που αφήνει.
