Πολλοί συνδέουν την επιτυχία μιας εκδήλωσης με την προσέλευση. Αν είχε κόσμο, θεωρείται πετυχημένη. Στην πραγματικότητα όμως, η επιτυχία ενός event δεν μετριέται μόνο με τον αριθμό των συμμετεχόντων. Μετριέται με το αν πέτυχε τον στόχο του και με το αν δημιούργησε την εμπειρία που είχε σχεδιαστεί.
Μια πραγματικά επιτυχημένη εκδήλωση έχει πρώτα από όλα σαφή ταυτότητα. Ξέρει τι θέλει να πει, σε ποιον απευθύνεται και γιατί υπάρχει. Δεν προσπαθεί να τα κάνει όλα για όλους. Έχει ξεκάθαρο χαρακτήρα, συνεπές μήνυμα και συγκεκριμένο ρόλο μέσα στη συνολική στρατηγική ενός brand ή οργανισμού.
Η επιτυχία συνδέεται επίσης με το πώς νιώθει το κοινό κατά τη διάρκεια της εμπειρίας. Μια εκδήλωση μπορεί να είναι τεχνικά άρτια αλλά να μην αφήνει τίποτα πίσω της. Από την άλλη, ένα event που είναι σωστά δομημένο, ανθρώπινο, ζωντανό και ουσιαστικό μπορεί να δημιουργήσει πραγματική σύνδεση. Και αυτή η σύνδεση είναι που κάνει το κοινό να θυμάται, να μιλά και να επιστρέφει.
Σημαντικό ρόλο παίζει και η συνοχή. Όταν το concept, ο χώρος, η αισθητική, οι ομιλητές, το πρόγραμμα και η επικοινωνία λειτουργούν σαν ένα ενιαίο σύνολο, τότε το event αποκτά δύναμη. Όταν όλα δείχνουν ασύνδετα ή πρόχειρα, ο επισκέπτης το καταλαβαίνει αμέσως, ακόμη κι αν δεν μπορεί να το εξηγήσει με λόγια.
Μια επιτυχημένη εκδήλωση είναι επίσης αυτή που σέβεται τον χρόνο και την παρουσία του κοινού. Δεν κουράζει χωρίς λόγο, δεν μπερδεύει, δεν αφήνει κενά και καθυστερήσεις να χαλούν τη ροή. Δείχνει επαγγελματισμό, χωρίς να γίνεται ψυχρή. Φροντίζει τη λεπτομέρεια, χωρίς να χάνει την ουσία.
Για τις επιχειρήσεις και τους οργανισμούς, η επιτυχία συνδέεται και με το αποτέλεσμα μετά το event. Δημιουργήθηκαν νέες επαφές; Ενισχύθηκε η εικόνα του brand; Υπήρξε περιεχόμενο που μπορεί να αξιοποιηθεί; Κινήθηκε το κοινό προς μια επόμενη ενέργεια; Ένα event δεν είναι αυτοσκοπός. Είναι μέσο για να συμβεί κάτι ουσιαστικό μετά.
Τελικά, η επιτυχία μιας εκδήλωσης δεν είναι μόνο αυτό που φαίνεται στη σκηνή. Είναι αυτό που αισθάνεται ο κόσμος, αυτό που μένει στη μνήμη του και αυτό που καταφέρνει να χτίσει για το brand ή τον οργανισμό που βρίσκεται πίσω από αυτήν.
