Πολλές εκδηλώσεις δείχνουν σωστές εξωτερικά, αλλά στην πράξη δεν πετυχαίνουν τον στόχο τους. Αυτό συμβαίνει γιατί στη διοργάνωση εκδηλώσεων δεν αρκεί να γίνουν όλα “κάπως”. Χρειάζεται στρατηγική, προετοιμασία και προσοχή στις λεπτομέρειες που καθορίζουν την εμπειρία του κοινού.
Ένα από τα πιο συχνά λάθη είναι η έλλειψη ξεκάθαρου στόχου. Όταν μια ομάδα ξεκινά να οργανώνει ένα event χωρίς να έχει απαντήσει με σαφήνεια στο γιατί το κάνει, καταλήγει συχνά να παίρνει αποσπασματικές αποφάσεις. Άλλο venue, άλλο concept, άλλο ύφος στην επικοινωνία, χωρίς κοινή γραμμή. Το αποτέλεσμα μπορεί να είναι όμορφο, αλλά όχι αποτελεσματικό.
Εξίσου συχνό λάθος είναι το να μην υπολογίζεται σωστά το κοινό. Μια εκδήλωση δεν σχεδιάζεται για να αρέσει στους διοργανωτές, αλλά για να λειτουργήσει για τους συμμετέχοντες. Όταν δεν λαμβάνεται υπόψη ποιοι είναι οι καλεσμένοι, τι περιμένουν, πόσο χρόνο διαθέτουν και πώς κινούνται, είναι πολύ εύκολο να δημιουργηθεί μια εμπειρία που δεν συνδέεται ουσιαστικά μαζί τους.
Άλλο μεγάλο λάθος είναι η υποτίμηση του χρόνου προετοιμασίας. Συχνά θεωρείται ότι “προλαβαίνουμε”, μέχρι που τα deadlines αρχίζουν να πιέζουν και κάθε αλλαγή μοιάζει κρίσιμη. Σε αυτές τις περιπτώσεις αυξάνονται τα λάθη, ανεβαίνει το άγχος της ομάδας και μειώνεται η ποιότητα του αποτελέσματος. Η σωστή διοργάνωση χρειάζεται χρονοδιάγραμμα, ξεκάθαρους ρόλους και επαρκή χρόνο για δοκιμές και ελέγχους.
Πολύ συχνά επίσης, δίνεται υπερβολικό βάρος στην εικόνα και όχι στη λειτουργικότητα. Ένα εντυπωσιακό concept δεν αρκεί, αν η ηχητική κάλυψη δεν είναι σωστή, αν το πρόγραμμα καθυστερεί, αν η είσοδος είναι χαοτική ή αν οι καλεσμένοι δεν ξέρουν πού να πάνε. Η εμπειρία του επισκέπτη χτίζεται από τη λειτουργία, όχι μόνο από την αισθητική.
Ένα ακόμη λάθος είναι η απουσία εναλλακτικών λύσεων. Στις εκδηλώσεις κάτι σχεδόν πάντα αλλάζει: μια καθυστέρηση, ένα τεχνικό θέμα, μια αλλαγή καιρού, μια ακύρωση τελευταίας στιγμής. Όταν δεν υπάρχει plan B, το πρόβλημα μοιάζει μεγαλύτερο από όσο είναι. Όταν όμως η ομάδα έχει προετοιμαστεί, μπορεί να το διαχειριστεί γρήγορα και ψύχραιμα.
Τέλος, πολλές διοργανώσεις χάνουν αξία επειδή δεν αξιοποιείται σωστά το μετά. Δεν γίνεται συλλογή feedback, δεν μετριούνται αποτελέσματα, δεν αξιοποιείται το περιεχόμενο που παρήχθη, δεν υπάρχει συνέχεια στην επικοινωνία. Έτσι, μια εκδήλωση που θα μπορούσε να έχει μεγάλη διάρκεια στην επιρροή της, τελειώνει τη στιγμή που τελειώνει και το πρόγραμμα.
Η αποφυγή αυτών των λαθών δεν απαιτεί τελειότητα. Απαιτεί εμπειρία, σωστό συντονισμό και την ικανότητα να βλέπεις την εκδήλωση όχι ως ένα μεμονωμένο happening, αλλά ως εργαλείο επικοινωνίας και εμπειρίας.
