Στο 4ο στάδιο του Project Management “Έλεγχος”, οι διαχειριστές του έργου ελέγχουν τους βασικούς δείκτες απόδοσης (KPIs) για να καθορίσουν εάν το έργο βρίσκεται σε καλό δρόμο.
Το 4ο στάδιο του Project Management: Οργάνωση
Στη διαχείριση έργου, το τέταρτο στάδιο αναφέρεται συχνά ως έλεγχος έργου ή παρακολούθηση και έλεγχος έργου. Αυτό το στάδιο περιλαμβάνει την παρακολούθηση της προόδου του έργου, τη διασφάλιση ότι παραμένει εντός του χρονοδιαγράμματος και εντός του προϋπολογισμού και την πραγματοποίηση οποιωνδήποτε απαραίτητων προσαρμογών για τη διατήρηση του έργου σε καλό δρόμο.
Τι συμβαίνει στην φάση του Ελέγχου;
- Παρακολούθηση της απόδοσης του έργου: Ο διαχειριστής του έργου και τα μέλη της ομάδας παρακολουθούν στενά την πρόοδο του έργου, χρησιμοποιώντας μετρήσεις και άλλους δείκτες για να παρακολουθούν εάν το έργο επιτυγχάνει τους στόχους του.
- Διαχείριση κινδύνων έργου: Η ομάδα έργου εντοπίζει πιθανούς κινδύνους που θα μπορούσαν να επηρεάσουν το έργο και αναπτύσσει στρατηγικές για τον μετριασμό ή την αποφυγή αυτών των κινδύνων.
- Προσαρμογή του σχεδίου έργου: Καθώς το έργο εξελίσσεται, η ομάδα του έργου μπορεί να χρειαστεί να κάνει προσαρμογές στο σχέδιο έργου για να αντιμετωπίσει αλλαγές στο πεδίο εφαρμογής, τους πόρους ή άλλους παράγοντες.
- Διαχείριση πόρων έργου: Η ομάδα έργου διασφαλίζει ότι πόροι όπως το προσωπικό, ο εξοπλισμός και τα υλικά χρησιμοποιούνται αποτελεσματικά και αποτελεσματικά.
- Επικοινωνία: Η αποτελεσματική επικοινωνία είναι απαραίτητη καθ’ όλη τη διάρκεια του κύκλου ζωής του έργου, αλλά είναι ιδιαίτερα κρίσιμη κατά το στάδιο ελέγχου του έργου. Οι διαχειριστές έργων θα πρέπει να διασφαλίζουν ότι τα ενδιαφερόμενα μέρη ενημερώνονται για την πρόοδο του έργου, τους κινδύνους και τα ζητήματα και ότι έχουν σαφή κατανόηση της κατάστασης του έργου.
- Αναφορά κατάστασης έργου: Η τακτική αναφορά κατάστασης είναι βασικό μέρος του ελέγχου του έργου. Οι διαχειριστές έργων θα πρέπει να παρέχουν τακτικές ενημερώσεις στους ενδιαφερόμενους σχετικά με την πρόοδο του έργου, συμπεριλαμβανομένων τυχόν αποκλίσεων από το αρχικό σχέδιο, κινδύνους και ζητήματα. Αυτές οι ενημερώσεις θα πρέπει να είναι έγκαιρες, ακριβείς και σχετικές με τις ανάγκες κάθε ενδιαφερόμενου.
- Ποιοτικός έλεγχος: Οι διαχειριστές έργων θα πρέπει να διαθέτουν διαδικασίες που να διασφαλίζουν ότι τα παραδοτέα του έργου πληρούν τα απαιτούμενα πρότυπα ποιότητας. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει την εφαρμογή μέτρων ποιοτικού ελέγχου, όπως επιθεωρήσεις, δοκιμές και επιθεωρήσεις.
Συνολικά, το στάδιο ελέγχου του έργου είναι κρίσιμο για τη διασφάλιση της επιτυχούς ολοκλήρωσης ενός έργου. Παρακολουθώντας την πρόοδο και κάνοντας προσαρμογές όπως απαιτείται, οι διαχειριστές έργου μπορούν να διατηρήσουν το έργο σε καλό δρόμο και να διασφαλίσουν ότι πληροί τους στόχους και τους στόχους του.
Οι αναφορές που δημιουργούνται στην φάση του Ελέγχου
- Αναφορά επιπτώσεων: Αυτή η αναφορά συγκεντρώνει μια σειρά από μετρήσεις που δείχνουν πώς το έργο σας έκανε τη διαφορά και παρουσιάζεται στους ενδιαφερόμενους φορείς σας.
- Αναφορά κλεισίματος έργου: Μια αναφορά κλεισίματος έργου παρέχει μια περίληψη των επιτευγμάτων του έργου σας και παρέχει βασικές γνώσεις για αναφορά στους μελλοντικούς διαχειριστές έργου.
Εργαλεία και Τεχνικές
- Λογισμικό διαχείρισης έργου: Το λογισμικό διαχείρισης έργου όπως το Microsoft Project, το Asana ή το Trello μπορεί να βοηθήσει τους διαχειριστές έργων να παρακολουθούν εργασίες, χρονοδιαγράμματα και πόρους έργου, καθώς και να δημιουργούν αναφορές και πίνακες εργαλείων που παρέχουν πληροφορίες για την απόδοση του έργου.
- Διαχείριση Κερδισμένης Αξίας (EVM): Η EVM είναι μια μέθοδος για τη μέτρηση και την παρακολούθηση της προόδου και της απόδοσης του έργου σε σχέση με το σχέδιο του έργου. Ενσωματώνει δεδομένα κόστους, χρονοδιαγράμματος και εμβέλειας για να παρέχει μια ολοκληρωμένη εικόνα της απόδοσης του έργου και βοηθά τους διαχειριστές έργων να εντοπίσουν πιθανά προβλήματα από νωρίς.
- Εργαλεία διαχείρισης κινδύνου: Τα εργαλεία διαχείρισης κινδύνου, όπως τα μητρώα κινδύνου, οι πίνακες κινδύνου και η προσομοίωση Monte Carlo μπορούν να βοηθήσουν τις ομάδες του έργου να εντοπίσουν, να αξιολογήσουν και να διαχειριστούν τους κινδύνους του έργου.
- Εργαλεία ποιοτικού ελέγχου: Τα εργαλεία ποιοτικού ελέγχου, όπως λίστες ελέγχου, φόρμες επιθεώρησης και γραφήματα στατιστικού ελέγχου διεργασιών μπορούν να βοηθήσουν τις ομάδες έργου να διασφαλίσουν ότι τα παραδοτέα του έργου πληρούν τα απαιτούμενα πρότυπα ποιότητας.
- Εργαλεία επικοινωνίας: Τα εργαλεία επικοινωνίας, όπως το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, η ανταλλαγή άμεσων μηνυμάτων και η τηλεδιάσκεψη μπορούν να βοηθήσουν τις ομάδες του έργου να παραμείνουν συνδεδεμένες και να συνεργαστούν αποτελεσματικά, ιδιαίτερα εάν τα μέλη της ομάδας εργάζονται εξ αποστάσεως.
- Εργαλεία διαχείρισης αλλαγών: Τα εργαλεία διαχείρισης αλλαγών, όπως οι φόρμες αιτημάτων αλλαγής, οι πίνακες ελέγχου αλλαγών και τα πρότυπα εκτίμησης επιπτώσεων μπορούν να βοηθήσουν τις ομάδες έργου να διαχειριστούν τις αλλαγές στο σχέδιο έργου και να ελαχιστοποιήσουν τον αντίκτυπό τους στην απόδοση του έργου.
Συνοψίζοντας, η επιλογή των εργαλείων και των τεχνικών που χρησιμοποιούνται στο στάδιο ελέγχου του έργου θα εξαρτηθεί από τις συγκεκριμένες ανάγκες του έργου και τις προτιμήσεις της ομάδας του έργου. Το κλειδί είναι να επιλέξετε εργαλεία και τεχνικές που είναι κατάλληλες για το εύρος, την πολυπλοκότητα και το επίπεδο κινδύνου του έργου και που βοηθούν τις ομάδες του έργου να επιτύχουν τους στόχους και τους στόχους τους.
Συμπεράσματα
Συμπερασματικά, το στάδιο ελέγχου του έργου είναι ένα κρίσιμο μέρος της διαχείρισης του έργου, που επικεντρώνεται στην παρακολούθηση της προόδου του έργου, στη διασφάλιση ότι το έργο παραμένει εντός του χρονοδιαγράμματος και εντός του προϋπολογισμού και στην πραγματοποίηση οποιωνδήποτε απαραίτητων προσαρμογών για τη διατήρηση του έργου σε καλό δρόμο.
Περιλαμβάνει μια σειρά από δραστηριότητες, συμπεριλαμβανομένης της παρακολούθησης της απόδοσης του έργου, της διαχείρισης αλλαγών, της διαχείρισης κινδύνου, του ποιοτικού ελέγχου, της διαχείρισης επικοινωνίας και της αναφοράς κατάστασης του έργου. Για να διαχειριστούν αποτελεσματικά το έργο σε αυτό το στάδιο, οι διαχειριστές έργου και οι ομάδες τους χρησιμοποιούν μια ποικιλία εργαλείων και τεχνικών όπως λογισμικό διαχείρισης έργου, διαχείριση κερδισμένης αξίας, εργαλεία διαχείρισης κινδύνου, εργαλεία ποιοτικού ελέγχου, εργαλεία επικοινωνίας και εργαλεία διαχείρισης αλλαγών.
Με την εφαρμογή αποτελεσματικών διαδικασιών ελέγχου και τη χρήση κατάλληλων εργαλείων και τεχνικών, οι διαχειριστές έργου μπορούν να διασφαλίσουν ότι το έργο πληροί τους στόχους του, προσφέρει αξία στους ενδιαφερόμενους και ολοκληρώνεται με επιτυχία.
