Μια εξαιρετικά στημένη εκδήλωση μπορεί να αποτύχει, αν δεν έχει τη σωστή προβολή. Στον χώρο των events, η διοργάνωση και η προώθηση δεν είναι δύο ξεχωριστά κομμάτια που απλώς συνυπάρχουν. Είναι δύο πλευρές της ίδιας επιτυχίας.
Συχνά, η περισσότερη ενέργεια πέφτει στο λειτουργικό κομμάτι: venue, πρόγραμμα, καλεσμένοι, τεχνικές ανάγκες, παραγωγή. Όλα αυτά είναι κρίσιμα, αλλά δεν αρκούν. Αν το κοινό δεν γνωρίζει εγκαίρως για την εκδήλωση, αν δεν καταλαβαίνει γιατί πρέπει να έρθει ή αν το μήνυμα δεν είναι αρκετά δυνατό, τότε ακόμα και η καλύτερη εμπειρία μένει αναξιοποίητη.
Η σωστή προώθηση ξεκινά από τη σωστή τοποθέτηση. Δεν αρκεί να ανακοινώσεις ότι μια εκδήλωση “έρχεται”. Πρέπει να εξηγήσεις γιατί έχει αξία, σε ποιον απευθύνεται και τι θα κερδίσει κάποιος αν συμμετάσχει. Το κοινό σήμερα δέχεται συνεχώς πληροφορία και προσκλήσεις. Για να ξεχωρίσει ένα event, χρειάζεται σαφές μήνυμα και ισχυρό λόγο συμμετοχής.
Σημαντικό στοιχείο είναι και η επιλογή των κατάλληλων καναλιών. Άλλη στρατηγική χρειάζεται ένα corporate event, άλλη ένα community gathering και άλλη μια νεανική δράση. Σε κάποιες περιπτώσεις λειτουργεί καλύτερα το email marketing, σε άλλες τα social media, οι συνεργασίες, οι χορηγούμενες διαφημίσεις ή η αξιοποίηση media partners. Το ζητούμενο δεν είναι να είσαι παντού, αλλά να είσαι σωστά εκεί που βρίσκεται το κοινό σου.
Η προώθηση δεν είναι μόνο ενημέρωση. Είναι και δημιουργία προσδοκίας. Το κοινό θέλει να νιώσει ότι κάτι αξιόλογο ετοιμάζεται. Αυτό χτίζεται μέσα από τη σταδιακή επικοινωνία, το σωστό δημιουργικό, τα δυνατά hooks, τη συνέπεια στην εικόνα και το περιεχόμενο που κρατά το ενδιαφέρον ζωντανό μέχρι την ημέρα της εκδήλωσης.
Μεγάλη σημασία έχει και ο συγχρονισμός. Αν η επικοινωνία ξεκινήσει πολύ αργά, χάνεται πολύτιμος χρόνος. Αν ξεκινήσει χωρίς πλάνο, το ενδιαφέρον εξαντλείται πριν την ημερομηνία του event. Για αυτό χρειάζεται στρατηγική ροή: πρώτο awareness, μετά πληροφορία, μετά υπενθύμιση, μετά ενεργοποίηση του κοινού.
Και φυσικά, η προβολή δεν τελειώνει την ημέρα της εκδήλωσης. Το post-event περιεχόμενο είναι εξαιρετικά πολύτιμο. Φωτογραφίες, βίντεο, highlights, δηλώσεις, media coverage και social proof μπορούν να δώσουν ζωή στην εκδήλωση και μετά το πέρας της. Έτσι, το event μετατρέπεται σε asset για τη συνολική επικοινωνία του brand.
Η πραγματικότητα είναι απλή: μια εκδήλωση που δεν προωθείται σωστά, μένει στη σκιά. Και μια εκδήλωση που προωθείται στρατηγικά, αποκτά μεγαλύτερη αξία πριν, κατά τη διάρκεια και μετά την υλοποίησή της.
