Τα 5 βασικά στάδια του project management, είναι ένα μοντέλο το οποίο αναπτύχθηκε από το Project Management Institute και περιγράφει την διαδικασία από την αρχή του Project μέχρι και το τέλος:
- Έναρξη
- Οργάνωση
- Εκτέλεση
- Έλεγχος
- Κλείσιμο
Έναρξη έργου
Είναι το πρώτο στάδιο κατά το οποίο ορίζουμε το έργο, τους στόχους του και τον υπεύθυνο διαχείρισης. Συνήθως ξεκινά με μία περίπτωση και στη συνέχεια τα μέλη της ομάδας συζητάνε και καταλήγουν στο τελικό έργο, το οποίο είναι εκτελέσιμο. Αν η ομάδα αποτελείται από πολλά μέλη μπορεί να υπάρξει και μία συνάντηση για brainstorming πριν την έναρξη του έργου.
Όταν το έργο λάβει το πράσινο φως δημιουργείται ένα έγγραφο με την ιδέα, τον σκοπό, τις απαιτήσεις, τις ανάγκες, τους ενδιαφερόμενους και τον κύριο υπεύθυνο.
Οργάνωση έργου
Σε αυτό τα στάδιο βγάζουμε τους κύριους στόχους του project μας. Προσπαθούμε να τους κάνουμε SMART (Specific, Measurable, Attainable, Realistic, Timely), αλλά και CLEAR (Collaborative, Limited, Emotional, Appreciable, Refinable). Επίσης σε αυτή τη φάση ορίζουμε και το σχέδιο δράσης που περιλαμβάνει τα εξής:
Scope Statement – Ένα έγγραφο που καθορίζει με σαφήνεια τις επιχειρηματικές ανάγκες, τα οφέλη του έργου, τους στόχους και τα βασικά ορόσημα.
Πρόγραμμα ανάλυσης εργασίας (WBS) – Πρόκειται για μια οπτική αναπαράσταση που κατανέμει το πεδίο του έργου σε διαχειρίσιμες ενότητες για την ομάδα.
Ορόσημα – Προσδιορίστε στόχους υψηλού επιπέδου που πρέπει να επιτευχθούν καθ ‘όλη τη διάρκεια του έργου και συμπεριλάβετε τους στο γράφημα Gantt.
Διάγραμμα Gantt – Ένα οπτικό χρονοδιάγραμμα που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να σχεδιάσετε εργασίες και να οπτικοποιήσετε το χρονοδιάγραμμα του έργου σας.
Σχέδιο επικοινωνίας – Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό εάν το έργο σας περιλαμβάνει εξωτερικούς ενδιαφερόμενους. Δημιουργήστε ένα πρόγραμμα για το πότε να επικοινωνήσετε με τα μέλη της ομάδας με βάση τα παραδοτέα και τα ορόσημα.
Σχέδιο Διαχείρισης Κινδύνων – Προσδιορίστε όλους τους προβλέψιμους κινδύνους. Οι συνήθεις κίνδυνοι περιλαμβάνουν μη ρεαλιστικές εκτιμήσεις χρόνου και κόστους, κύκλο αναθεώρησης πελατών, περικοπές προϋπολογισμού, μεταβαλλόμενες απαιτήσεις και έλλειψη δεσμευμένων πόρων.
Εκτέλεση Έργου
Αυτή είναι η φάση όπου όλα τα παραδοτέα ολοκληρώνονται.
Οι εργασίες που ολοκληρώθηκαν κατά τη φάση εκτέλεσης περιλαμβάνουν:
- Ανάπτυξη ομάδας
- Εύρεση πόρων
- Εκτέλεση των σχεδίων δράσης
- Διαχείριση προμηθειών, εάν χρειάζεται
- Ο υπεύθυνος έργου διευθύνει και διαχειρίζεται την εκτέλεση του έργου
- Σετάρισμα των συστημάτων παρακολούθησης
- Εκτελούνται τα τασκς
- Συνεδριάσεις με την ομάδα
- Ενημέρωση του χρονοδιαγράμματος του έργου
- Τροποποίηση του πρότζεκτ εάν απαιτείται
Έλεγχος Έργου
Σε αυτό το στάδιο, οι διαχειριστές του έργου ελέγχουν τους βασικούς δείκτες απόδοσης (KPIs) για να καθορίσουν εάν το έργο βρίσκεται σε καλό δρόμο.
Συνήθως μετριούνται:
Στόχοι έργου: Μετράμε εάν το έργο συμβαδίζει το χρονοδιάγραμμα και τον προϋπολογισμό.
Quality Deliverables: Αυτό καθορίζει εάν πληρούνται οι συγκεκριμένοι στόχοι των επιμέρους εργασιών.
Παρακολούθηση κόστους: Ο διαχειριστής έργου παρακολουθεί το κόστος των πόρων για να δει εάν ο προϋπολογισμός βρίσκεται σε καλό δρόμο.
Απόδοση έργου: Αυτός ο δείκτης παρακολουθεί τις αλλαγές στο έργο. Λαμβάνει υπόψη τον αριθμό και τα είδη των ζητημάτων που προκύπτουν και το πόσο γρήγορα αντιμετωπίζονται.
Κλείσιμο Έργου
Συγχαρητήρια το project σας έχει ολοκληρωθεί!
Οι συνεργάτες και οι εργαζόμενοι που έχουν προσληφθεί για αυτό το έργο ολοκληρώνουν την συνεργασία τους μαζί σας. Μερικοί διαχειριστές έργων διοργανώνουν μία μικρή εκδήλωση για να ευχαριστήσουν τους συμμετέχοντες για την προσπάθεια τους.
Έπειτα από την ολοκλήρωση του έργου, πραγματοποιείται μία συνάντηση, όπου αξιολογείται σε βάθος το έργο και όλα όσα πήγαν πέτυχαν ή απέτυχαν. Το feedback είναι ιδιαίτερα χρήσιμο για την κατανόηση των όσων συνέβησαν και την βελτίωση των μελλοντικών εργασιών.
Ακόμη, μόλις ολοκληρωθεί το έργο, ο διαχειριστής έχει μερικές ακόμη εργασίες να επιτελέσει. Θα πρέπει να δημιουργήσει μια λίστα με κριτικές του έργου με τα πράγματα που δεν κατάφεραν να ολοκληρωθούν κατά τη διάρκεια του και με τα άτομα που δεν συνεργάστηκαν ικανοποιητικά για να ολοκληρωθούν.
Ακόμη, θα πρέπει να γραφτεί ο τελικός προϋπολογισμός του έργου και να ετοιμαστεί μια τελική έκθεση. Τέλος, θα πρέπει να συλλεχθούν όλα τα έγγραφα και τα παραδοτέα, από τα στάδια του project management, και να τα αποθηκευτούν σε ένα μόνο μέρος (κατά προτίμηση στο cloud).
